Valg av plattform

Før dere velger hvilken plattform dere vil gjennomføre årsmøte i, anbefales det å se på hvor mange delegater dere skal ha på årsmøte. Det er begrenset antall deltakere på ulike plattformer, hvor Teams kan ha opp til 300, mens vanlig Zoom –avtale gir plass til 100, med mulighet for utvidelse.  

Sørg for at de samme deltakerne har tilgang til det digitale møtet som de hadde hatt fysisk. Det betyr både at dere må gi alle med møterett gode forutsetninger til å delta, herunder opplæring og tilgang på riktig programvare. Gjør det mulig for deltakerne å gi beskjed til noen som administrerer møtet dersom de ikke får tilgang til videomøtet eller chatten. Dere må også kunne stenge møtet for deltakere som ikke har møterett dersom hele eller deler av møtet skal skje for lukkede dører. 

Bruk et program som er høyst kompatibel med datamaskinen som brukes for produsentene, ordstyrer og teknisk ansvarlig. Det er f.eks. forskjell på lyd og bildekvalitet i ulike digitale plattformen. Test gjerne noen ulike for å se hva som fungerer optimalt for deres årsmøte.  

Det er ikke alle plattformer som har universell utforming, hvis det er et behov på deres årsmøte sjekk om det er tilgjengelig på programvaren dere ønsker å benytte. Voteringsplattformen Voter av Trippel-M, GoogleMeet og Zoom er eksempler på programvarer som er universelt utformet og kompatibel med de fleste skjermleserverktøy. 

Finn ut i god tid om dere har behov for tolketjeneste til årsmøte slik at dere kan ta kontakt med NAV for leie av tolk. Det er anbefalt å ha med tegnspråktolk i videomøtene og det er mulig å “spotlighte” tolkene slik at de alltid er synlige for deltakerne. Bildetolk er også mulig å leie gjennom Nav. 

Informer tidlig i møte at deltakere må endre navn på sin bruker hvis dere bruker en plattform hvor dette er nødvendig. Benytter dere programmer der deltakerlister er lagt inn på forhånd er ikke det nødvendig. Dette er f.eks hvis dere skal bruke Zoom, GoogleMeet, eller Teams der deltakeren selv redigerer sin bruker navn. Navner skal samsvare med navn eller delegatnummer i påmelding.  

Opprop kan gjennomføres som før, enten ved at ordstyrer leser opp delegater eller ved å bruke “raise hand” funskjonen i plattformen dere benytter. I ulike plattformer kan man se antall delegater til stedet og automatisk telle hvor mange som har trykket på “raise hand”.

For å sørge for at alle deltakerne har forstått reglene og hvordan møte gjennomføres er det lurt å planlegge et formøte i forkant. Det trenger bare være på 1 time. På møte kan f.eks ordstyrer/styreleder/generalsekretær introdusere årsmøte og dets regler, samt snakke om sakene som skal opp til votering.  

Hvis møteplattformen krasjer kan dere legge inn en litt lang pause å se om dere får møte opp å gå igjen. F.eks 30 min. Da har både delegatene og teknisk team en forutsigbar tidsramme å forholde seg til.  

Vi anbefaler også å legge inn gode pauser i programmet slik at deltakerne ikke blir passive-deltakere og klarer å holde fokus gjennom møtet.

Hvis den digitale plattformen kræsjer eller henger seg opp, sørg for å ha en plan B tilgjengelig.  

Her kan dere benytte dere av spørreskjemaer som Microsoft Forms, Surveymonkey, Google Forms eller andre spørreskjemaer hvis det ikke er mulig å få vedtaksdyktig votering i videomøtet.